La designación de Empleado (w2) vs Contratista independiente (1099) no depende del acuerdo libre entre las partes. Tiene que seguir las regulaciones publicadas por el IRS, el DOL y las autoridades estatales. Algunos propietarios de negocios pueden considerar que los contratistas independientes son menos costosos ya que no hay una parte de impuestos del empleador, no hay tarifas de procesamiento de nómina (payroll processing fees), no hay compensación para los trabajadores (workers comp), etc. Sin embargo, si hay una clasificación errónea, puede generar un litigio (por ejemplo, la lesión del contratista independiente no está cubierta por compensación de los trabajadores o sin acceso al desempleo), multas y sanciones de las autoridades, etc., por lo que podría convertirse en un error extremadamente costoso.

Reglas IRS

  1. Control de comportamiento: Un trabajador es un empleado cuando la empresa tiene el derecho de dirigir y controlar el trabajo realizado por el trabajador, incluso si ese derecho no se ejerce.
  2. Control financiero: ¿La empresa tiene derecho a dirigir o controlar los aspectos financieros y comerciales del trabajo del trabajador?
  3. Relación: El tipo de relación depende de cómo el trabajador y la empresa perciben su interacción entre ellos.

Link – https://www.irs.gov/es/newsroom/understanding-employee-vs-contractor-designation

Reglas DOL

  1. La medida en que el trabajo realizado es una parte integral del negocio del empleador.
  2. Si las habilidades gerenciales del trabajador afectan su oportunidad de ganancias y pérdidas.
  3. Las inversiones relativas en instalaciones y equipos por parte del trabajador y el empleador.
  4. La habilidad e iniciativa del trabajador.
  5. La permanencia de la relación del trabajador con el empleador.
  6. La naturaleza y el grado de control del empleador.

Link – https://www.dol.gov/general/topic/spanish-speakingtopic

Reglas Estatales

Cada estado tiene diferentes reglas y requisitos para la clasificación de contratista independiente y empleado, por lo tanto, verifique la guia de su estado. Tenga en cuenta que hay actualizaciones constantes sobre este asunto. Puede recordar las discusiones legales sobre considerar a los conductores de Uber como empleados versus contratistas independientes en California o Nueva Jersey, lo que tuvo consecuencias significativas para el empleador.

Tenga en cuenta que las autoridades están haciendo cumplir la clasificación de los empleados porque a) el IRS recauda Medicare y seguridad social durante el año, mientras que contratista independiente es en estimaciones trimestrales o en el momento de los impuestos para contratistas independientes, b) DOL quiere asegurarse de que el empleador no niegue beneficios y / o protecciones , c) los estados reciben impuestos de los empleados más contribuyen a fondos de desempleo, fondos de discapacidad, etc.

En ciertos casos, especialmente para contratistas independientes, nuestra mejor recomendación es un acuerdo claro escrito y adaptado por un abogado. Como mínimo, debe haber un memorando interno (nuestra plantilla personalizada o documento similar) que aborde las reglas de las autoridades para evitar posibles problemas en el futuro