Los dueños de pequeñas empresas que pagan a autónomos tienen que tener en cuenta un cambio administrativo importante para 2026: el umbral federal de declaración para muchos formularios 1099-NEC ha subido de 600 a 2.000 dólares. Esto puede reducir el número de formularios que algunas empresas tendrán que presentar el próximo enero, pero no elimina la necesidad de llevar un buen registro de proveedores, tener los formularios W-9 debidamente cumplimentados, disponer de un certificado de seguro (para evitar pagar dos veces la indemnización por accidente laboral) o llevar una contabilidad precisa.

Para las empresas de construcción, de servicios profesionales, de salud y bienestar personal, de transporte, inmobiliarias, de limpieza y otras empresas del sector servicios, este es un buen momento para revisar los pagos a los contratistas antes de que empiece el ajetreo de las declaraciones de fin de año.

¿Qué ha cambiado?

Para los pagos realizados durante el año natural 2026, una empresa suele tener que presentar el formulario 1099-NEC cuando paga 2.000 dólares o más a una persona que no sea empleada por servicios prestados en el marco de la actividad empresarial. El límite era de 600 dólares para los pagos realizados antes de 2026, y la cantidad de 2.000 dólares podría ajustarse según la inflación a partir de 2027.

El formulario 1099-NEC se suele usar para los pagos a contratistas independientes, consultores, proveedores de servicios de reparación, subcontratistas, profesionales autónomos y ciertos abogados que cumplan los requisitos. Este formulario sirve para declarar las remuneraciones a personas que no son empleados; no es un formulario de nómina y no determina si alguien está correctamente clasificado como empleado o como contratista.

Lo que no cambia con el nuevo umbral

El nuevo límite de 2.000 dólares es útil, pero los empresarios no deberían tomárselo como una excusa para dejar de recopilar información sobre los proveedores.

Unos cuantos recordatorios importantes:

  • Puede que un pago inferior a 2.000 dólares no requiera el formulario 1099-NEC, pero sigue siendo un gasto empresarial que debes anotar correctamente en la contabilidad.
  • Los ingresos de un contratista siguen estando sujetos a impuestos aunque no se emita el formulario 1099.
  • Un formulario W-9 debidamente cumplimentado sigue siendo el mejor punto de partida a la hora de contratar a un nuevo proveedor o contratista. En él figuran el nombre legal, la razón social, la dirección, la clasificación fiscal y el número de identificación fiscal necesarios para preparar una declaración informativa en caso de que sea necesaria.
  • Si no quieres llevarte sorpresas desagradables en la auditoría anual del seguro de accidentes de trabajo, asegúrate de conseguir el certificado de seguro
  • El umbral de 2.000 dólares no exime de la necesidad de valorar si un trabajador debe considerarse un empleado. Esa cuestión depende de la relación laboral real, no solo de la cantidad que se le pague ni de que haya un contrato de colaboración.

Mira cómo se hacen los pagos

La forma en que una empresa paga a un proveedor puede influir en quién se encarga de presentar la información.

Por lo general, cuando una empresa paga a un contratista mediante cheque, ACH, efectivo, transferencia bancaria o cualquier otro método directo similar, debe llevar un control de esos pagos por si tiene que presentar el formulario 1099-NEC. Cuando una empresa paga con tarjeta de crédito o a través de una red de pago de terceros, como ciertas plataformas de pago en línea, es posible que sea la entidad de liquidación de pagos la que se encargue de presentar el formulario 1099-K. Las empresas deben seguir llevando un registro completo de sus gastos, incluso cuando no tengan previsto emitir ellas mismas un formulario 1099-NEC.irs+1

Las normas del formulario 1099-K son distintas. En el caso de las transacciones realizadas a través de redes de terceros, el umbral de declaración federal se aplica, por lo general, cuando los pagos brutos superan los 20 000 dólares y el número de transacciones supera las 200; las transacciones con tarjetas de pago están sujetas a normas de declaración distintas.irs+1

Reflexión final

El aumento a 2.000 dólares puede significar que algunas pequeñas empresas tengan que presentar menos formularios 1099-NEC, pero eso no hace que llevar un registro de los contratistas sea menos importante. Recoger los formularios W-9 con antelación, registrar los pagos de forma sistemática y entender cómo se paga a los proveedores puede ayudarte a evitar problemas innecesarios cuando lleguen los plazos de presentación de enero. Cuando hay dudas sobre un pago o una relación laboral, es mucho más fácil resolverlas antes de que acabe el año que durante el ajetreo anual de la presentación de los formularios 1099.